有一次我到一家企業(yè)去做
培訓(xùn)碰巧遇到這樣一件事情◊該企業(yè)的一個(gè)員工來到主管辦公室問：“我需要請(qǐng)假該怎 么辦？”主管告訴他說：“按企業(yè)規(guī)定填好請(qǐng)假條交給我批準(zhǔn)，再把請(qǐng)假條交到行政部。”那個(gè)員工接著又問：“那請(qǐng)假 條要到哪里拿？”主管又告訴他說：“行政部應(yīng)該有。”結(jié)果就為了處理一個(gè)請(qǐng)假的事情，至少花了十幾分鐘。出于好 竒，我問那個(gè)主管剛才向他請(qǐng)假的是不是剛?cè)肼毜膯T工，可他告訴我說那個(gè)員工都干了大半年了。于是我又問他是不是企 業(yè)沒有制定請(qǐng)假的
管理制度，但他告訴我企業(yè)有完善的請(qǐng)假制度。經(jīng)過交流我才了解到，是因?yàn)樗麄兊闹贫榷急绘i在文件 柜里，沒有幾個(gè)人知道。這件事情給我留下了很深刻的印象，也讓我思考了很多。
我經(jīng)常去一些企業(yè)了解他們的管理情況，結(jié)果發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)其實(shí)并不缺少制度，在辦公室文件柜里放滿了各種相 關(guān)制度，可遺憾的是，上到總經(jīng)理，下到一線員工，卻沒有幾個(gè)人知道那些制度里到底都規(guī)定了些什么，因?yàn)檫@些制度制 定出來以后就被扔進(jìn)柜子里睡大覺了。
作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，如果根本不知道到底有哪些制度，制度的內(nèi)容是什么，那要想使制度得到執(zhí)行就不太現(xiàn)實(shí)了，我 們稱這種現(xiàn)象為對(duì)制度的“不知”。導(dǎo)致對(duì)制度“不知”的根本原因在于制度的傳遞不到位。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成制度在 團(tuán)隊(duì)中傳遞不到位的原因主要有三個(gè)：
不注意對(duì)制度的宣傳
一頂制度制定以后沒幾個(gè)人知道的首要原因是企業(yè)不童視對(duì)制度的宣傳。不是制度制定出來就萬事大吉了，事實(shí) 上，這僅僅只是一個(gè)開始，最童要的是通過一定的宣傳渠道及時(shí)把制度公布出來讓企業(yè)所有人都知道。否則，制度無人知 道，那么制定制度就沒有任何意義了。
不重視對(duì)制度的學(xué)習(xí)
要讓企業(yè)團(tuán)隊(duì)真正清楚一頂制度的具體內(nèi)容，不能僅僅把制度簡(jiǎn)單公布出來就完事了，制度的制定部門還需要針 對(duì)制度的內(nèi)容組織大家認(rèn)真學(xué)習(xí)。通過學(xué)習(xí)才能對(duì)一頂制度的內(nèi)容加深印象，同時(shí)也才能夠真正理解制度的內(nèi)容及具體要
求。
沒有對(duì)制度內(nèi)容的掌握情況作檢查
要促使大家主動(dòng)了解各頂制度的內(nèi)容，還需要經(jīng)常對(duì)制度內(nèi)容的掌握情況進(jìn)行檢查。通過檢查可以知道大家對(duì)制度的了解程度。同時(shí)，在檢查中發(fā)現(xiàn)對(duì)制度不了解或執(zhí)行不到位的情況要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和適當(dāng)?shù)膽徒?。只有這樣，才能夠 強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)對(duì)制度學(xué)習(xí)和執(zhí)行的童視程度。
建立有效的制度公示渠道
任何一頂制度在制定以后，都需要通過一些固定的公示渠道進(jìn)行公示。通過公示讓企業(yè)團(tuán)隊(duì)及時(shí)、準(zhǔn)確、方便地 了解到制度的相關(guān)內(nèi)容。通過公示可以不斷強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)成員對(duì)每一頂制度內(nèi)容的印象，讓團(tuán)隊(duì)成員在具體工作過程中能夠知 道相關(guān)的制度內(nèi)容。有了制度的公示，就可以減少團(tuán)隊(duì)對(duì)制度“不知”的問題。下面我將對(duì)企業(yè)常用的一些制度公示方法 作簡(jiǎn)單介紹：
崗位粘貼
崗位粘貼是指把一頂與崗位相關(guān)的制度粘貼到崗位附近的地方。通過這種方法讓每一個(gè)崗位的人便于隨時(shí)了解和 確認(rèn)所負(fù)責(zé)崗位工作的相關(guān)制度。崗位粘貼的主要形式有責(zé)任牌、作業(yè)指導(dǎo)書、工作日排程表等。
責(zé)任牌
責(zé)任牌是指明確公示一頂工作的工作內(nèi)容、責(zé)任部門、工作標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人、監(jiān)督人的指示牌。責(zé)任牌要求放置或 粘貼在所在崗位的顯哏位置。以下是以空調(diào)管理為例做的一個(gè)責(zé)任牌(如表3)。
表3空調(diào)管理責(zé)任牌
作業(yè)指導(dǎo)書
作業(yè)指導(dǎo)書是對(duì)一頂工作具體操作方法的規(guī)定。一些管理規(guī)范的企業(yè)都會(huì)把每頂工作的作業(yè)指導(dǎo)書粘貼在具體開 展工作的地方。當(dāng)需要處理這頂工作時(shí)，就可以很方便地看到作業(yè)指導(dǎo)書，只要按作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容開展工作，就可以有效完成這頂工作。
工作日排程表
工作日排程表就是把一個(gè)崗位每天每個(gè)時(shí)間段需要處理的工作明確羅列出來。把工作日排程表粘貼在對(duì)應(yīng)的工作 崗位，就可以讓每個(gè)崗位的負(fù)責(zé)人隨時(shí)知道自己每個(gè)時(shí)段需要完成的工作，幫助其養(yǎng)成按計(jì)劃工作的良好習(xí)慣。表4是一 張某企業(yè)營(yíng)業(yè)員的工作日排程表，以供參考。
表4某企讓營(yíng)it員工作曰排程表
時(shí)間 丁作項(xiàng)n
8： 00—8： 10 按《儀容儀表管理規(guī)定》檢嗇整理儀容儀表
8： 11—8： 20 按《早會(huì)管理規(guī)定》開早會(huì)
8： 21—9： 00 做好所負(fù)域的衛(wèi)生打掃及產(chǎn)品展*，耍求f•凈、整齊、規(guī)范
9： 01 — 11： 30 按銷俜流程做好來店顧客接待
11： 31—12： 30 根據(jù)丁.作tm兄輪流就餐
12： 31 — 15： 30 按銷售流程做好來店顧客接待
15： 31 — 15： 50 按要求做好與對(duì)班的交接班工作
15： 51 — 16： (K) 按《夕會(huì)管理規(guī)定》開夕會(huì)
備注 ① 無客人來訪時(shí)要通過投擬或研N•方式提升n己的能力 ② 隨時(shí)保持所負(fù)炎K域的環(huán)境及貨品的丨:凈、幣齊、規(guī)范 ③ 如出現(xiàn)異常情況不能按本排程表開展r.作時(shí)，要及時(shí)與店長(zhǎng) 溝通
表單工具
表單是具體落實(shí)制度的一種有效輔助工具。把一頂好的制度內(nèi)容及流程用表單形式固定下來，可以讓每一個(gè)人拿 到表單就能明確制度的流程及相關(guān)要求。表5是一張考勤異常申請(qǐng)單，以供參考。
表5考勒異常申請(qǐng)單
部門 申請(qǐng)人 異常時(shí)間
異常 軸
備注 ① 只要出現(xiàn)與企業(yè)考勤打卡要求不一致的情況，都要填寫本單 ② 部門主管最高批準(zhǔn)權(quán)限為3天，部門經(jīng)理極高批準(zhǔn)權(quán)限為7天，7天 以上需由總經(jīng)理批準(zhǔn)
市核： 批準(zhǔn)： 年 月 日
通過這樣一張表單就可以幫助我們把考勤制度落實(shí)到具體的工作中，還可以有效避免制度執(zhí)行的隨意性，也使各 頂工作更透明，從而避免制度“不知”的管理障礙。
現(xiàn)場(chǎng)傳遞
現(xiàn)場(chǎng)傳遞是企業(yè)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)面進(jìn)行制度宣傳的一種制度傳遞方式，主要形式包括培訓(xùn)、會(huì)議、研討等?，F(xiàn)場(chǎng) 傳遞的最大優(yōu)勢(shì)在于可以實(shí)現(xiàn)互動(dòng)，讓大家對(duì)制度的內(nèi)容有更準(zhǔn)確的理解，從而也容易達(dá)成共識(shí)。
培訓(xùn)
每當(dāng)有一頂新的制度出臺(tái)，或者有新的成員加入團(tuán)隊(duì)時(shí)，都有必要開展專門的制度培訓(xùn)。通過培訓(xùn)可以讓團(tuán)隊(duì)成 員對(duì)一頂制度的內(nèi)容和制定目的有一個(gè)統(tǒng)一、清晰、正確的認(rèn)識(shí)。團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者要把對(duì)制度的培訓(xùn)形成完善的體系，有計(jì)劃 地持續(xù)開展。
會(huì)議
會(huì)議也是進(jìn)行制度宣傳的童要渠道。在制度制定完成后，可以通過召開會(huì)議來公布說明制度的具體要求。
研討
研討主要運(yùn)用在一頂制度正式確定前，或一頂制度在執(zhí)行中出現(xiàn)童大爭(zhēng)議時(shí)。一般來說，在制度正式確定前可以 通過召開研討會(huì)來征求各方建議，從而保障制度的科學(xué)性與合理性。當(dāng)制度在具體執(zhí)行中出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，針對(duì)出現(xiàn)的問題開 展專題研討也是一種解決爭(zhēng)議、改善制度的有效方法。
大眾傳遞
大眾傳遞是一種廣而告之的方式，把制度的相關(guān)內(nèi)容同時(shí)向每一個(gè)人公開。在企業(yè)中常用的大眾傳遞方式有公告 欄、宣傳標(biāo)語、內(nèi)部刊物等。
公告欄
公告欄是一種低成本又非常有效的制度宣傳平臺(tái)，每個(gè)企業(yè)都有必要設(shè)置一個(gè)固定的公告欄。通過公告欄對(duì)企業(yè) 各頂日常管理制度進(jìn)行公示，同時(shí)也可以對(duì)一些新制度、臨時(shí)
通知、工作計(jì)劃等進(jìn)行公示，這樣就可以讓每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員 及時(shí)知道各頂日常制度的內(nèi)容和企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。為了更直觀地了解公告欄，我做了一個(gè)公告欄的樣板供大家參考(如表
制度欄 通知欄 文化欄
宣傳標(biāo)語
把企業(yè)的核心文化或一些制度的童點(diǎn)內(nèi)容用標(biāo)語的形式公示出來，可以起到時(shí)刻提醒企業(yè)團(tuán)隊(duì)成員的作用。我在 很多推行“6S管理”的
生產(chǎn)企業(yè)都可以看到“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全”的標(biāo)語。其實(shí)，這就是把“6S管 理”最核心的內(nèi)容通過標(biāo)語表示出來，從而不斷提醒每個(gè)人要注意并執(zhí)行。
內(nèi)部刊物
內(nèi)部刊物也是一種非常有效的制度宣傳平臺(tái)?，F(xiàn)在很多有實(shí)力的企業(yè)一般都有自己的內(nèi)部刊物，通過把企業(yè)的制 度體系或在具體
經(jīng)營(yíng)管理過程中有影響力的事件直接刊登到內(nèi)部刊物上，從而達(dá)到有效的宣傳效果，引導(dǎo)企業(yè)形成強(qiáng)勢(shì)文 化。
制度存檔
部門制度資料夾
每個(gè)部門都有一些與部門工作相關(guān)的制度規(guī)范。為了很好地保存和使用這些制度規(guī)范，讓部門的每一個(gè)人便于隨 時(shí)查鬩，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者需要對(duì)本部門的各頂制度做好分類管理，把分好類的制度存放到部門制度資料夾中，并在每本制度資 料夾上明確標(biāo)注序號(hào)和所存文件的性質(zhì)及明細(xì)。這樣方便在需要時(shí)能很容易查找到與工作相關(guān)的各頂制度。
企業(yè)資料檔案庫
設(shè)置一個(gè)企業(yè)資料檔案庫，把每一頂制度按企業(yè)文件管理的規(guī)定在資料檔案庫中進(jìn)行分類存檔。在檔案庫中要保 存企業(yè)的所有制度，對(duì)任何制度的變動(dòng)情況也要有一個(gè)明確說明。
建立電子渠道
隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，我們?cè)谛畔鬟f的渠道上也有了更多、更好的選擇。為了能更快、更好地了解各頂制 度和一些相關(guān)信息，我們有必要建立一些先進(jìn)的電子渠道。
企業(yè)網(wǎng)站
現(xiàn)在大部分企業(yè)都建有自己的企業(yè)網(wǎng)站，但運(yùn)用得卻不是很理想。企業(yè)網(wǎng)站不僅可以成為讓外界了解企業(yè)的一個(gè) 窗口，同樣也可以作為制度傳遞的童要渠道，我們可以把企業(yè)的一些制度和動(dòng)態(tài)梢息放到企業(yè)網(wǎng)站供大家隨時(shí)了解。如果 出于保密需要，可以在建立網(wǎng)站的同時(shí)設(shè)立一個(gè)專供團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員進(jìn)入的專欄，把只供團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員了解的相關(guān)內(nèi)容放入 專欄里。
內(nèi)部管理軟件
現(xiàn)在各類管理軟件的運(yùn)用已經(jīng)非常昔遍◊有條件的企業(yè)可以通過引入管理軟件來宣傳制度的流程和要求。通過管 理軟件可以把每個(gè)崗位的工作內(nèi)容和權(quán)限都設(shè)置得非常清晰，從而讓制度的執(zhí)行變得更加可控和高效。
快捷傳遞工具
對(duì)一些簡(jiǎn)短的內(nèi)容我們還可以運(yùn)用一些非常快捷的方式進(jìn)行公示，包括設(shè)置工作QQ群、手機(jī)短信群發(fā)、工作郵箱 等。通過這些方式可以更快、更好地了解到制度和工作動(dòng)態(tài)等信息。
